1、分析对象。备忘录写给哪部分群体（目标读者）？他们有什么样的共同诉求，关心什么事？要思考清楚你的备忘录重要在哪里。

2、标题段。标题段应写明备忘录写给何人，由谁所写，完整确切的写作时间以及主题（即反映备忘录所写内容）。标题段示例致：目标读者的姓名及工作头衔 来自：你的姓名及工作头衔日期：备忘录完成时的时间 主题： (或回复：) 备忘录是关于什么的(用不同的格式来突出)，务必使用目标读者的正式姓名；不要使用昵称。写标题段时一定要注意各部分之间空两行，并且对齐文本。

3、开头段。从三个部分阐述确认备忘录的目的：问题描述；特别要求；最后方案。梳理一下备忘录的写作原因，并清晰的展现给目标读者。如果你无法描述出通过采取何种手段来解决这个问题（任务陈述），那么请重新思考一下你是否足够清楚目前的局势。仅加入必要并且令人信服的内容，否则会降低文本的说服力。

4、总结段。该部分应提供前文所有重要建议的简短陈述。这将有助于读者快速理解备忘录的关键点。 还可以加入前文中研究问题所使用的链接或引用来源。

5、展开讨论段。在这一段中，写入支持你想法的所有细节以及有助于解决问题的建议。你还可以写上将来可能出现的问题，然后就防止该问题出现而应该采取何种措施的讨论过程。将最重要的信息放在讨论段的前面。从人们最普遍的认识开始，再接着诉说特定的事实或支持该认识的论据。

6、结尾段。以友好的态度结束备忘录并向读者表明你希望他们采取何种措施。要思考下读者通过什么样的方法才能从备忘录所提供的信息中获益，以及如何将这种情况转化为优势。一定要思考清楚读者怎样从被建议的行动中获益，以及你怎样将这种行动尽可能的简化。你可能会说， “我会很高兴我们以后可以再讨论这些建议，并且尊重你做的任何决定。 ”

7、结尾的时候号召采取行动。如果你希望读者在将来的某个时间做什么事，写下来。检查有没有拼写、语法和内容错误。要特别注意姓名、日期或数字，并确定表达习惯和你所使用的语言相一致。

8、人性化。使用像“我”，“你”和“我们”这样的表述。并用主动的口吻来鼓励读者采取行动。记录下会话。按你说话的方式记录下来，不要害怕使用缩略词。不要表现出炫耀的感觉。避免学术用词和技术术语。

9、避免使用“让人透不过气”的表述：语言尽可能的平实、简洁。例如：不要说，“我们公司激励机制的持续依赖于公司员工对公司目标的完成程度。”而是说：“如果你想继续得到奖励，就要完成公司的任务。”